Was kostet Sie ein geplatzter Besichtigungstermin wirklich?
Nicht die dreißig Minuten vor Ort. Teuer sind die drei Posten drumherum:
- Die Anfahrt und die Rückfahrt. Je weiter Ihr Einzugsgebiet reicht, desto schwerer wiegt dieser Posten – bei einem Radius von 70 Kilometern ist er meistens der größte. Er fällt unabhängig davon an, ob jemand erscheint.
- Die Vorbereitung. Unterlagen, Absprache mit Eigentümer oder Mieter, Schlüssel holen.
- Der Interessent, der den Slot gebraucht hätte. Der unsichtbare Posten: Die Zeit war blockiert, also hat sie niemand anderes bekommen.
Eine Faustzahl: Ein ausgefallener Termin mit 40 Minuten Anfahrt je Richtung kostet Sie rund zwei Stunden, nicht dreißig Minuten. Bei zehn Terminen pro Woche und einer Ausfallquote von 20 % sind das zwei geplatzte Termine wöchentlich – etwa vier Stunden, jede Woche.
Rechnen Sie es mit Ihren Zahlen
Die Faustzahl oben ist eine Annahme, keine Messung. Ihre eigene Rechnung machen Sie in zwei Minuten mit dem Rechner auf der Startseite: Sie tragen Anrufe pro Tag, Zeit pro Terminabsprache, Ausfallquote, Besichtigungsdauer und Ihren Stundensatz ein und bekommen Stunden und Kosten pro Jahr – getrennt nach Terminabsprache und Ausfällen, dazu die Amortisationszeit.
Der aufschlussreiche Teil ist meist nicht die Ausfallquote, sondern die Terminabsprache davor: Acht Anfragen am Tag zu je fünf Minuten sind rund 170 Stunden im Jahr, bevor überhaupt jemand vor der Tür steht.
Erst messen, dann glauben
Die meisten Büros schätzen ihre Ausfallquote – und schätzen zu niedrig, weil der Termin, der nie stattfand, in keinem Kalender steht. Unter Einstellungen → Statistiken sehen Sie Buchungen, Teilnahme- und Absagequote für jeden Zeitraum (Termin-Statistiken). Ein Monat Rückblick ist in jedem Tarif enthalten, die volle Historie in den PROFESSIONAL-Tarifen.
Trennen Sie dabei zwei Dinge, die gern in einen Topf wandern:
| Was es bedeutet | Was hilft | |
|---|---|---|
| Absage | Der Interessent meldet sich vorher ab | Der Slot wird frei und kann neu vergeben werden – kein Verlust, wenn es früh genug passiert |
| No-Show | Niemand erscheint, ohne Nachricht | Der volle Betrag oben ist verloren |
Das Ziel ist nicht, Absagen zu verhindern. Das Ziel ist, No-Shows in frühe Absagen zu verwandeln.
Was die Quote senkt
Automatische Erinnerung. Eine E-Mail 24 Stunden vor dem Termin, mit Adresse und 2-Klick-Absage, ist in jedem Tarif enthalten und bringt die No-Show-Quote von 20–30 % auf unter 10 % (Termin-Erinnerungen). Mit zusätzlicher SMS vier Stunden vorher (PROFESSIONAL, zubuchbar) geht sie auf unter 5 %.
Termine bündeln. Was ein einzelner Ausfall kostet, hängt an der Anfahrt. Wenn neue Buchungen direkt an bestehende Termine anschließen, fahren Sie einmal statt dreimal – und ein Ausfall kostet dann nur noch den Slot, nicht die Fahrt (Fahrtzeit zwischen Besichtigungen reduzieren).
Vor der Zusage prüfen. Bei knapper Kapazität lohnt der Anfrage-Modus: Sie sehen die Anfrage, bevor Sie zusagen (Drei Buchungswege).
Tipp
Nächster Schritt
Sehen Sie sich Ihre Zahlen im Rechner auf der Startseite an und richten Sie danach die automatische Erinnerung ein. Kostenlos testen – 30 Tage, ohne Kreditkarte.